Ratgeber · E-Rechnung empfangen

E-Rechnung empfangen: Was jeder Betrieb seit 2025 können muss

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Betriebe ohne eigene Buchhaltung. Das klingt aufwendiger, als es ist: Sie brauchen einen Empfangsweg, eine Möglichkeit, die Rechnung zu lesen, und ein Archiv für die Originaldatei.

1. Ein Empfangsweg: Eine E-Mail-Adresse reicht

Es genügt, dass Lieferanten Ihnen die E-Rechnung per E-Mail schicken können. Ein Portal oder eine besondere Schnittstelle ist nicht nötig. Praktisch ist eine eigene Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de, damit nichts im allgemeinen Postfach untergeht. Sie dürfen eine E-Rechnung nicht zurückweisen, nur weil Sie lieber Papier hätten.

2. Die Rechnung lesen

Es gibt zwei Formate. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei: Sie sehen eine normale Rechnung, die Daten stecken zusätzlich darin. Eine XRechnung ist nur eine XML-Datei. Im Browser oder Editor sieht sie aus wie Code. Ein Viewer macht daraus eine lesbare Rechnung mit Absender, Positionen, Summen und Bankverbindung.

Rechtlich zählt bei beiden Formaten die XML-Datei. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt die XML.

3. Prüfen, ob die Rechnung stimmt

Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung alle Pflichtangaben enthalten. Prüfen Sie wie bisher Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. des Absenders, Leistungsdatum, Beträge und Steuersatz. Ob die Datei technisch eine gültige E-Rechnung ist, prüft ein Validator gegen die Regeln der EN 16931.

4. Die XML-Datei archivieren

• Bewahren Sie die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck oder eine PDF.
• Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre.
• Die Datei muss unverändert und auffindbar bleiben. Ein Ordner auf dem Rechner, in dem Dateien jederzeit gelöscht oder überschrieben werden können, erfüllt das nicht ohne Weiteres. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Lösung zu Ihrer Buchhaltung passt.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
2. Einmal eine XRechnung öffnen, zum Beispiel mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer.
3. Mit dem Steuerberater klären, wo die XML-Dateien archiviert werden.

Den Überblick über alle Stichtage und Ausnahmen finden Sie im Ratgeber E-Rechnung 2027: Pflicht, Fristen und Ausnahmen.