Ratgeber · Handwerk

E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2027 für Ihren Betrieb gilt

Für Handwerksbetriebe ändert sich mit der E-Rechnungspflicht vor allem eines: Rechnungen an andere Unternehmen, zum Beispiel an Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer oder Gewerbekunden, müssen bald eine E-Rechnung sein. Eine PDF aus Word oder eine handgeschriebene Rechnung reicht dann nicht mehr. Rechnungen an Privatkunden bleiben, wie sie sind.

Ab wann gilt die Pflicht für Ihren Betrieb?

Maßgeblich ist der gesamte Vorjahresumsatz, auch der mit Privatkunden. Ein Betrieb mit 900.000 Euro Umsatz, davon nur 100.000 Euro mit Gewerbekunden, muss also schon ab 2027 E-Rechnungen an diese Gewerbekunden stellen.

Welche Rechnungen betrifft das im Handwerk?

• Rechnungen an Unternehmen: Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften, Bauträger, Generalunternehmer, Praxen, Läden, Gastronomie. Auch wenn der Kunde ein Einzelunternehmer ist.
• Abschlags- und Schlussrechnungen an Unternehmen. Jede einzelne Rechnung muss eine E-Rechnung sein.
• Bauleistungen nach § 13b UStG, bei denen der Kunde die Umsatzsteuer schuldet. Auch diese Rechnungen sind E-Rechnungen, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Öffentliche Auftraggeber wie Gemeinden, Schulen oder Landesbehörden verlangen meist schon heute eine XRechnung mit Leitweg-ID.

Was bleibt, wie es ist?

• Privatkunden: Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht nicht betroffen. Sie dürfen weiter als PDF oder auf Papier gestellt werden. Für Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude müssen Sie Privatkunden aber weiterhin innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, zum Beispiel ein kleiner Einsatz mit Barzahlung vor Ort, dürfen auch an Unternehmen weiter als normale Rechnung ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Die häufigsten Stolperstellen

• Handwerkersoftware, die nur PDF erzeugt. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob die Software XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC erzeugt. ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
• Rechnungen vor Ort auf dem Block. Über 250 Euro an Gewerbekunden geht das ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr. Planen Sie, die Rechnung danach im Büro als E-Rechnung zu schreiben.
• Fehlende Angaben. Eine XRechnung braucht unter anderem eine Käuferreferenz, die Kontaktdaten einer Ansprechperson und die IBAN. Fehlt etwas, kann der Kunde die Rechnung zurückweisen, und Ihr Geld kommt später.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Den Gesamtumsatz 2026 mit dem Steuerberater klären. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht schon ab Januar 2027.
2. Ihre Gewerbekunden auflisten. Das sind die Rechnungen, die sich ändern.
3. Eine echte Rechnung aus Ihrer Software im kostenlosen Check prüfen.
4. Ein Postfach für eingehende E-Rechnungen festlegen und die XML-Dateien unveränderbar archivieren.

Den Überblick über alle Stichtage und Ausnahmen finden Sie im Ratgeber E-Rechnung 2027: Pflicht, Fristen und Ausnahmen.