Ratgeber · Kleinunternehmer

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie müssen und was nicht

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft ausgenommen. Sie dürfen ihre Rechnungen weiter als PDF oder auf Papier schreiben. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, genau wie alle anderen Unternehmen.

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit 2025 gilt: Der Umsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 Euro, und im laufenden Jahr werden 100.000 Euro nicht überschritten. Wer die 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreitet, ist ab diesem Umsatz kein Kleinunternehmer mehr und muss dann auch die Regeln für E-Rechnungen beachten. Ob Sie die Regelung nutzen, wissen Sie aus Ihrer Anmeldung beim Finanzamt oder von Ihrem Steuerberater.

Was Sie müssen

E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht eine E-Mail-Adresse. Sie dürfen eine E-Rechnung nicht ablehnen und auf Papier bestehen.
E-Rechnungen lesen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und sieht ohne passendes Programm aus wie Code. Ein Viewer zeigt sie als normale Rechnung an.
Die XML-Datei aufbewahren, unverändert und acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder eine PDF davon reicht nicht.

Was Sie nicht müssen

Ihre eigenen Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028.
Eine neue Software kaufen, nur um E-Rechnungen zu empfangen.

Wann sich eine E-Rechnung trotzdem lohnt

Manche Kunden, vor allem Behörden und größere Firmen, verarbeiten Rechnungen nur noch automatisch und bitten auch Kleinunternehmer um eine XRechnung. Freiwillig dürfen Sie das jederzeit. Wichtig ist dann der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, weil Sie Kleinunternehmer sind. Wer absehbar über die Umsatzgrenze wächst, gewöhnt sich außerdem rechtzeitig an das Format.

Was Sie jetzt tun sollten

Eine E-Mail-Adresse festlegen, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken.
Einmal eine XRechnung öffnen, zum Beispiel mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer.
Klären, wo Sie die XML-Dateien acht Jahre lang aufbewahren.

Den Überblick über alle Stichtage und Ausnahmen finden Sie im Ratgeber E-Rechnung 2027: Pflicht, Fristen und Ausnahmen.

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